Jak ogarnąć Home Office?

Bar­dzo wielu z nas od dłuż­szego lub nieco krót­szego czasu wyko­nuje swoje służ­bowe obo­wiązki w spo­sób zdalny, a zatem pra­cu­jąc z domu. Ten tryb pracy jest bar­dzo wygodny, jed­nak może nieść za sobą liczne pułapki. Przyj­rzyjmy się naj­po­pu­lar­niej­szym z nich i znajdźmy na nie racjo­nalne roz­wią­za­nia.

Ja sam od marca wyko­nuję swoje służ­bowe obo­wiązki z domu. Udało mi się prze­or­ga­ni­zo­wać pokój na bar­dzo wygodne biuro, w któ­rym nie zabra­kło miej­sca na lap­topa, dodat­kowy moni­tor czy też sze­reg innych udo­god­nień, o któ­rych z pew­no­ścią napi­szę w naj­bliż­szych dniach. Wróćmy jed­nak do meri­tum, a zatem do Home Office. Ten tryb pracy jest mi dosko­nale znany, ponie­waż na prze­strzeni ostat­nich lat reali­zo­wa­łem bar­dzo wiele pro­jek­tów wyko­ny­wa­nych za pośred­nic­twem kom­pu­tera w domo­wym zaci­szu. Chciał­bym podzie­lić się z Wami moimi spo­strze­że­niami na temat codzien­nych trud­no­ści oraz czy­ha­ją­cych puła­pek.

Wydzielcie sobie przestrzeń typowo do pracy

Może to być biurko, stół lub cały pokój. Ważne, aby­ście znaj­du­jąc się w tej prze­strzeni od razu wie­dzieli, że sia­da­cie do pracy, a nie do Face­bo­oka, Net­flixa czy innych roz­pra­sza­czy. Nie wiem, jak wygląda Wasza orga­ni­za­cja, ale ja muszę mieć na biurku porzą­dek, aby w ogóle wziąć się do pracy, dla­tego zor­ga­ni­zuj­cie swoją prze­strzeń, by było Wam jak naj­wy­god­niej. Po zakoń­czo­nej pracy posprzą­taj­cie, aby następ­nego dnia od razu zabrać się za obo­wiązki. Zad­baj­cie też o odpo­wied­nią pozy­cję fotela, wła­ściwe oświe­tle­nie oraz regularne wietrzenie pomieszczenia.

Pisa­nie w łóżku nie jest naj­lep­szym pomy­słem. Po pierw­sze bar­dzo szybko poczu­je­cie sen­ność, po dru­gie jest to zbyt duże zabu­rze­nie sfery „pry­wat­nej” i „służ­bowej”. Łóżko jest do odpo­czynku, a nie do pracy. Wydzie­le­nie prze­strzeni prze­zna­czo­nej do pracy zapo­bie­gnie sytu­acji, że nawet na kana­pie, w miej­scu prze­zna­czo­nym do odpo­czynku, będzie­cie myśleć o obo­wiąz­kach służ­bo­wych.

Z tego samego powodu nie powinno się pra­co­wać przy stole, przy któ­rym na co dzień spo­żywa się posiłki, gra w plan­szówki z dziećmi czy roz­ma­wia z rodziną. Jest to prze­strzeń, która służy do budo­wa­nia rela­cji, dla­tego nie powin­ni­śmy przy niej myśleć o obo­wiąz­kach służ­bo­wych, co nie­stety w obli­czu „asa­pów”, „deadline’ów” i róż­nych pro­ble­mów w pracy, jest trudne do wyko­na­nia. Ide­alną sytu­acją jest posia­da­nie wła­snego gabi­netu, któ­rego zamknię­cie drzwi jest rów­no­znaczne z koń­cem pracy oraz z zaję­ciem się obo­wiąz­kami domo­wymi i przy­jem­no­ściami.  

Ustalcie godziny pracy oraz przerw

Nie ma nic gor­szego niż brak pomy­słu na cały dzień pracy. Warto już zawczasu wyzna­czyć sobie prze­rwę np. na obiad. Z reguły wygląda to tak, że nie mając okre­ślo­nej godziny na prze­rwę, robimy ją wtedy, gdy poczu­jemy pierw­sze zmę­cze­nie, przez co z jed­nej strony możemy ją zro­bić o 9.20, a z dru­giej strony nie robić jej wcale, co nie do końca może popra­wić naszą efek­tyw­ność.

Nie pla­nuj­cie dnia na zasa­dzie „jak wstanę to zajmę się pracą”. Nawet jeśli do miej­sca pracy dzieli Was 10 kro­ków, ustaw­cie budzik na kon­kretną godzinę, aby zacząć dzień o pla­no­wa­nej porze.

Prze­czy­ta­łem kie­dyś na forum, że ludzie mają osobne ubra­nia do pracy w domu. W ten spo­sób pod­świa­do­mie reali­zują wszyst­kie zada­nia jakie mają do wyko­na­nia dla firmy, a po zakoń­czo­nych obo­wiąz­kach prze­bie­rają się w „domowe” ubra­nia. Można mieć np. osobne kap­cie do pracy w domu. Nie testo­wa­łem, ale piszę w for­mie cie­ka­wostki. Każdy spo­sób na zauwa­żalne oddzie­le­nie sfery pry­wat­nej od służ­bowej jest dobry.

Z moich obser­wa­cji wynika, że gdy zabie­ra­łem się za pracę bez­po­śred­nio po wsta­niu z łóżka, nawet się nie ubie­ra­jąc, nie mia­łem za bar­dzo poczu­cia, że tę pracę fak­tycz­nie zaczą­łem, a co gor­sza, nie mia­łem też poczu­cia, że tę pracę koń­czę. Ważny jest moment przy­go­to­wa­nia, by to roz­gra­ni­cze­nie: praca – dom było zauwa­żalne. Pod­czas pracy w domu bar­dzo łatwo zabu­rzyć tzw. „work – life balance”, dla­tego istotne jest narzu­ce­nie sobie kon­kret­nych godzin pracy. Warto wyro­bić sobie nawyk (być może nawet rutynę) w stylu: wstaję, prysz­nic, ubra­nie się, kawa, roz­po­czę­cie pracy, prze­rwa, praca, czas wolny i inne obo­wiązki. W prze­ciw­nym razie całymi dniami będzie­cie włą­czać i wyłą­czać lap­topa służ­bowego, tak naprawdę ni­gdy na dobre nie roz­po­czy­na­jąc i ni­gdy na dobre nie koń­cząc pracy. Jest to duże obcią­że­nie psy­chiczne, które grozi przede wszyst­kim per­ma­nent­nym zmę­cze­niem.

Rozplanuj swój dzień

Sia­da­jąc do pracy (lub nawet jesz­cze wcze­śniej) warto napi­sać sobie na kartce, tablicy albo gdzieś na pul­pi­cie zada­nia, jakie mamy na ten dzień do wyko­na­nia. Mogą to być np. nazwy klien­tów, dla któ­rych danego dnia będziemy reali­zo­wać zle­ce­nia lub inne zada­nia na naj­bliż­sze kilka godzin pracy. Unik­niemy w ten spo­sób powta­rza­ją­cego się co jakiś czas okresu, gdy szu­kamy w sys­te­mie kolej­nych zle­ceń myśląc, za które się w następ­nej kolej­no­ści zabrać. Lepiej mieć już wcze­śniej wszystko przy­go­to­wane i tylko odha­czać zre­ali­zo­wane zada­nia. To bar­dzo duże uła­twie­nie.

W pracy zdal­nej bar­dzo łatwo dopro­wa­dzić do sytu­acji, gdy czas będzie nam ucie­kał przez palce. Teore­tycz­nie myślami byli­śmy przy zadaniach 8 czy nawet wię­cej godzin, a w prak­tyce zro­bi­li­śmy nie­wiele, bo rano był kurier i nas ode­rwał od kom­pu­tera, póź­niej trzeba było zro­bić obiad, wywie­sić pra­nie, zanieść buty do szewca i w efek­cie pra­co­wa­li­śmy nie 8, a 5 godzin. Odpo­wied­nie roz­pla­no­wa­nie czasu jest klu­czowe.

Miej sprzęt przeznaczony typowo do pracy

Warto zawsze mieć lap­topa, z któ­rego korzy­stamy tylko do pracy. Jeśli nie mamy moż­li­wo­ści uży­wa­nia osob­nych sprzę­tów, bo piszemy na sprzę­cie pry­wat­nym, może pomóc tutaj nawet stwo­rze­nie osob­nego pro­filu użyt­kow­nika, do któ­rego logu­jemy się tylko gdy chcemy wyko­nać obo­wiązki służ­bowe.

Domowe obowiązki wykonuj poza czasem pracy

Będzie Was kusiło, aby zabrać się za sprzą­ta­nie pokoju, bo prze­cież w takim bała­ga­nie nie da się pra­co­wać. Będzie­cie chcieli wyprać ubra­nia, zro­bić zakupy i wiele innych rze­czy. Dla­tego tak istotne jest, aby mieć wydzie­lony czas na pracę i wyko­ny­wa­nie w tym okre­sie wyłącz­nie obo­wiąz­ków dla firmy. Przy­go­tuj­cie sobie wszystko wcze­śniej lub z góry zapla­nuj­cie sobie na te domowe zada­nia kon­kretną porę, aby czas pracy był fak­tycz­nie cza­sem pracy.

Od samego początku narzuć swojej pracy odpowiednie tempo

Pierw­szy okres pracy zdal­nej jest klu­czowy. Jeśli w tym cza­sie uda Wam się odpo­wied­nio zarzą­dzać swo­imi obo­wiąz­kami, wydaj­no­ścią oraz „roz­pra­sza­czami”, z każ­dym kolej­nym dniem będzie Wam łatwiej i z cza­sem w ogóle zapo­mni­cie co to jest nie­efek­tywna praca. Naj­waż­niej­sze, aby­ście od samego początku pra­co­wali na wyso­kich obro­tach i sami sie­bie kon­tro­lo­wali z reali­za­cji zapla­no­wa­nych obo­wiąz­ków oraz z zarzą­dza­nia cza­sem pracy.

Jeśli ktoś zapyta Was czy w cza­sie pracy może­cie dla niego coś zała­twić, odmów­cie! Gdy raz odpu­ści­cie i poświę­ci­cie czas służ­bowy na inne obo­wiązki, będzie Wam bar­dzo trudno dojść do momentu, gdy wyko­ny­wane zada­nia dla firmy będą w pełni efek­tywne. Teore­tycz­nie w tym cza­sie powin­ni­śmy być w biu­rze, kom­plet­nie nie­do­stępni dla innych. Niech tak zosta­nie i spo­koj­nie reali­zujmy swoje zada­nia.

Edukuj swoich domowników

Nasza efek­tyw­ność zależy w dużej mie­rze od tego czy nikt nam nie prze­szka­dza. Jeśli więc nie macie moż­li­wo­ści wydzie­le­nia swo­jego miej­sca pracy osob­nym poko­jem, naucz­cie swo­ich domow­ni­ków i współ­lo­ka­to­rów, że gdy macie włą­czony kom­pu­ter, otwarty edy­tor tek­stu, pro­gram mon­ta­żowy czy excel, jest to ten moment, gdy jeste­ście w pracy i powin­ni­ście być w pełni skon­cen­tro­wani na zle­ce­niach. W tym momen­cie naj­le­piej będzie, jeśli nikt nie będzie Wam prze­szka­dzać. 

Gene­ral­nie w pracy zdal­nej naj­waż­niej­szym aspek­tem jest wydzie­le­nie sfery służ­bowej i pry­wat­nej. W prze­ciw­nym razie cały czas będziemy w pracy, a z dru­giej strony po czę­ści będziemy też w domu. Może się to przy­czy­nić do bar­dzo szyb­kiego „wypa­le­nia”, gdyż ta dotych­cza­sowa gra­nica zacznie się za bar­dzo zacie­rać, przez co ist­nieje ryzyko, że obo­wiązki do firmy zaczniemy reali­zo­wać w tzw. międzycza­sie.

©Jakub Brandt 2020