Trello – narzędzie do organizowania pracy

Już od bardzo długiego czasu jestem absolutnym fanem programów i aplikacji pomagających w lepszym organizowaniu swojej pracy oraz w efektywniejszym zarządzaniu projektami. Swego czasu testowałem wiele tego typu narzędzi, które w najbliższych tygodniach będę stopniowo omawiał na blogu. Dziś skupię się na programie bardzo dobrze znanym zwłaszcza w dużych organizacjach pracujących na podstawie tworzonych zadań.

Na wstępie warto powiedzieć, że Trello jest doskonałym przykładem systemu opierającego się na zasadzie KANBAN (spisu widocznego). Uczyłem się o tym systemie w technikum logistycznym, zapewne dlatego tak bardzo przypadł mi do gustu. Zasada ta została opracowana w Japonii i zyskała duże uznanie przede wszystkim w fabryce Toyoty. W największym skrócie chodzi o to, aby wszelkie procesy oraz niezbędne do wykonania czynności znalazły swoje miejsce na osi czasu – w miejscu, gdzie każdy z pracowników będzie miał wgląd w cały etap produkcji. Pozwoli to na jeszcze lepsze zarządzanie wszelkimi zachodzącymi procesami oraz spowoduje, że żaden z etapów nie zostanie pominięty.

Najprościej rzec ujmując Trello to miejsce zarządzania zarówno służbowymi, jak i prywatnymi zadaniami. Jego geneza jest niezwykle prosta – chodzi o to, by do każdego projektu przypisać konieczne do wykonania zadania. To, co sprawia, że narzędzie jest niezwykle funkcjonalne jest możliwość podłączania do konkretnych projektów wybranych osób z danej organizacji. Każdy z członków tablicy (bo operuje się na tzw. tablicach) może odznaczać swoje zadanie jako wykonane, dodawać do niego załączniki, a także rozpocząć konwersację.

Program synchronizuje się w sposób automatyczny, co sprawia, że nie trzeba go odświeżać. Coś, co spodobało mi się najbardziej jest możliwość pobrania całej aplikacji. Sprawia to, że nie trzeba uruchamiać przeglądarki internetowej, gdyż całym programem można zarządzać z pozycji pulpitu.

Zarządzać tablicami można na kilka sposobów. Na niektórych z nich działam na podstawie dni tygodnia, gdzie umieszczam konieczne do wykonania zadania, a następnie je archiwizuję. Na niektórych projektach stosuję natomiast podział „do zrobienia”, „w realizacji” oraz „zrealizowane”. Pozwala to na równie skuteczne zarządzanie projektami na dany dzień. Zadania można w wygodny sposób przenosić między kolumnami.

Dodatkowo do każdego zadania można przypisywać odpowiednie etykiety, które pozwalają na wygodne grupowanie poszczególnych kart. Program jest dostępny w wersji płatnej, jednak według mnie darmowa konfiguracja jest w pełni wystarczająca, by wykorzystać potencjał narzędzia.

Tak naprawdę największą siłą programu Trello jest możliwość indywidualnej konfiguracji wszystkich zadań w zależności od własnych potrzeb oraz upodobań. Wszystko po to, aby tworzonymi zadaniami można było zarządzać w niezwykle szybki oraz możliwie najwygodniejszy sposób.

Przykład użycia

Załóżmy, że pracujemy w czteroosobowym zespole, a naszym zadaniem jest wysłanie książki do klienta, który dokonał zakupu w sklepie internetowym. W zespole pracuje Wojtek, Szymon, Daria i Natalia. Wojtek jest kierownikiem zespołu i przydziela następujące zadania do wykonania:

Odszukać produkt w magazynie (Szymon)
Kupić karton (Daria)
Zapakować książkę (Szymon)
Wydrukować etykietę (Natalia)
Wysłać paczkę (Daria)

Tworzymy kolejno zadania w karcie „do wykonania” i podłączamy konkretne osoby do poszczególnych czynności. Osoby te widzą przydzielone im zadania na swoich komputerach i mogą zabrać się do pracy. W opisie do wszystkich zadań podajemy numer zlecenia, aby łatwiej było zarządzać wszystkimi procesami. Daria ma problem, bo nie wie, z której firmy kurierskiej skorzystać. Zadaje pytanie w swoim zadaniu i w tym samym miejscu oczekuje na odpowiedź. Wszystko dzieje się niemalże automatycznie i z pozycji jednego oprogramowania, dzięki czemu możliwe jest wygodne zarządzanie wszystkimi podejmowanymi procesami w firmie.

Inne narzędzia

Mimo, iż ostatecznie najbardziej przekonałem się do narzędzia Trello, to przez jakiś czas testowałem także szereg innych programów o zbliżonych opcjach i możliwościach. Podobnymi funkcjonalnościami odznaczają się także oprogramowania Jira, Slack, Confluence oraz Redmine. Je również możecie przetestować i wybrać najodpowiedniejsze dla swoich potrzeb. Dużą zaletą narzędzia Trello jest możliwość instalacji zarówno na komputerze, jak i na smartfonie, przez co można nim zarządzać niemalże z dowolnego miejsca.

Komentarze