Jak ogarnąć wiadomości na Gmailu?

Już od wielu lat moim pod­sta­wo­wym narzę­dziem poczty elek­tro­nicz­nej jest Gmail. Pozwala ono na auto­ma­tyczne i nie­zwy­kle szyb­kie syn­ch­ro­ni­zo­wa­nie wia­do­mo­ści na wszyst­kich urzą­dze­niach, a ponadto posiada opcję powia­do­mień na pul­pi­cie po każ­dym otrzy­ma­nym mailu. To tylko nie­które z bar­dzo pomoc­nych udo­god­nień, jakie ofe­ruje ta kon­kretna poczta. Zapra­szam do dzi­siej­szego arty­kułu, w któ­rym opo­wiem Wam o wielu innych wła­ści­wo­ściach apli­ka­cji mailo­wej od Google.

Szablony

Warto roz­po­cząć oma­wia­nie funk­cji Gma­ila od two­rze­nia sza­blo­nów, które są one nie­zwy­kle przy­datne. Zda­rzają się bowiem momenty, gdy już któ­ryś raz musimy pisać nie­mal iden­tyczną wia­do­mość do kolej­nej osoby. Można pisać ją od nowa, można sko­pio­wać poprzed­nią wia­do­mość, ale można także sko­rzy­stać z sza­blonu. Wpi­su­jemy tytuł wia­do­mo­ści, a także całą treść. Może to być na przy­kład stan­dar­dowa oferta pro­duk­tów wysy­łana do róż­nych klien­tów, jed­nak wszystko zależy od indy­wi­du­al­nych potrzeb. Po stwo­rze­niu całej wia­do­mo­ści można zapi­sać ją w pamięci Gma­ila i gotowe! Od tej pory stan­dar­dowe komu­ni­katy możemy wysy­łać w nie­zwy­kle sprawny i szybki spo­sób. Ist­nieje moż­li­wość stwo­rze­nia wielu tego typu sza­blo­nów, a właściwy tytuł pozwoli na bar­dzo szyb­kie odpo­wia­da­nie na stan­dar­dowe zapy­ta­nia klien­tów

Okienko odczytu

Praca w Gma­ilu powinna być pro­sta, szybka i intu­icyjna. Pro­blem może poja­wić się nato­miast w chwili, gdy w ogro­mie star­szych wia­do­mo­ści poszu­ku­jemy tej jedy­nej, w któ­rej otrzy­ma­li­śmy bar­dzo ważne infor­ma­cje. „Prze­kli­ki­wa­nie” się przez wszyst­kie z nich może być mało wygodne, gdyż w domyśl­nej wer­sji poczty każda wia­do­mość otwiera się w nowym oknie. Jest jed­nak na to spo­sób. Naszym zada­niem jest stwo­rze­nie tzw. okienka odczytu. Klik­nię­cie na kon­kretny wątek sprawi, że nie otwiera się on nam w nowym oknie, a tuż obok wszyst­kich wia­do­mo­ści, przez co możemy natych­miast otrzy­mać pod­gląd kon­wer­sa­cji mając jed­no­cze­śnie dostęp do pozo­sta­łych wia­do­mo­ści na Gma­ilu.

Etykietowanie

Obec­nie nie wyobra­żam sobie poczty bez ety­kiet, jed­nak prze­ko­na­łem się do tego roz­wią­za­nia dopiero w ostat­nim cza­sie. Obo­wiąz­ko­wość, a także chęć poukła­da­nia sobie dzie­sią­tek, a cza­sem i nawet setek wia­do­mo­ści otrzy­my­wa­nych każ­dego dnia w pracy spra­wiły, że musia­łem je w odpo­wiedni spo­sób ozna­czyć, pose­gre­go­wać i pogru­po­wać. Praca żmudna, i mono­tonna, ale efekty rewe­la­cyjne! Od tej pory wszel­kie umowy tra­fiają do osob­nego fol­deru, podob­nie jak wia­do­mo­ści od współ­pra­cow­ni­ków czy powia­do­mie­nia z kalen­da­rza. Wszystko ma swoje miej­sce, przez co praca staje się przy­jem­niej­sza, bo nie mar­nuję spo­rej ilo­ści czasu na poszu­ki­wa­nie kon­kret­nego maila. Wszystko dzieje się w spo­sób auto­ma­tyczny. 

Automatyczne odpowiedzi

Każdy z nas chce tak po pro­stu na chwilę ode­rwać się od pracy, sko­rzy­stać z urlopu i gdzieś wyje­chać. Jest to jed­nak dość trudne pro­wa­dząc małą firmę, w któ­rej jedna osoba jest ste­rem, żaglem i okrę­tem, jed­nym sło­wem, która odpo­wiada za nie­malże wszyst­kie pro­cesy. Istnieje na to jed­nak proste roz­wią­za­nie. W Gma­ilu jest bowiem moż­li­wość zapro­gra­mo­wa­nia auto­ma­tycz­nych odpo­wie­dzi wysy­ła­nych do każ­dego, kto napi­sze do nas wia­do­mość. W takiej wia­do­mo­ści możemy prze­ka­zać infor­ma­cję, że prze­by­wamy obec­nie na urlo­pie, ode­zwiemy się tego i tego dnia, a w wyjąt­ko­wych sytu­acjach pro­simy o kon­takt tele­fo­niczny. Mała rzecz, pro­sta do wyko­na­nia, a potrafi zapew­nić spo­kój pod­czas długo wycze­ki­wa­nego urlopu.

Tryb poufny

Prze­cho­dzimy do bar­dziej zaawan­so­wa­nej opcji Gma­ila. Ist­nieje bowiem moż­li­wość wysła­nia wia­do­mo­ści, która będzie mogła być odczy­tana tylko w wybra­nym przez nas ter­mi­nem. Ustala się go w odpo­wied­nim oknie w cza­sie pisa­nia maila. Wysy­ła­jąc ważne doku­menty można zabez­pie­czyć wia­do­mość spe­cjal­nym kodem wysy­ła­nym na numer tele­fonu odbiorcy maila. Daje to pew­ność, że tylko wybrana przez nas osoba będzie miała dostęp do otrzy­ma­nej poczty.

Podpis w stopce

Wysy­ła­jąc kore­spon­den­cję służ­bową dobrze jest mieć opra­co­waną stopkę będącą swego rodzaju wizy­tówką. Powinna zawie­rać infor­ma­cje, takie jak imię i nazwi­sko, sta­no­wi­sko w fir­mie, a także wszel­kie infor­ma­cje kon­taktowe, jak numer tele­fonu czy też odno­śnik do fir­mo­wego Face­bo­oka. Spra­wia to, że cała wia­do­mość wygląda bar­dzo pro­fe­sjo­nal­nie, a klient, dzięki tak sze­ro­kim moż­li­wo­ściom kon­taktu, czuje się nie­zwy­kle zaopie­ko­wany.

Wydarzenia w kalendarzu Google'a

Zda­rza się, że w otrzy­ma­nym mailu uma­wiamy się na spo­tka­nie lub infor­mu­jemy o wyda­rze­niu. Nie musimy jed­nak otwie­rać apli­ka­cji kalen­da­rza, aby zapi­sać otrzy­mane infor­ma­cje o dacie, godzi­nie oraz miej­scu spo­tka­nia, gdyż wszyst­kim możemy zarzą­dzać z pozy­cji Gma­ila. W polu odczytu wia­do­mo­ści wybie­ramy „wię­cej opcji” i kli­kamy „utwórz wyda­rze­nie”. Temat maila sta­nie się tytu­łem wyda­rze­nia, a wszel­kie zawarte w kon­wer­sa­cji infor­ma­cje zostaną auto­ma­tycz­nie wpro­wa­dzone do kalen­da­rza. Rów­nież osoby, do któ­rych kie­ro­wana była kon­kretna wia­do­mość znajdą się w zakładce „goście”.

Google na prze­strzeni lat opra­co­wał wiele nie­zwy­kle przy­dat­nych i funk­cjo­nal­nych apli­ka­cji oraz narzę­dzi, z któ­rych korzy­stamy na co dzień. Warto, byśmy poznali drze­miące w nich funk­cje, gdyż tylko nie­wielka ich część jest widoczna na pierw­szy rzut oka.

©Jakub Brandt 2020